엑셀에서 자동으로 메일 보내기 1 - 메일 세팅하기 [엑셀 VBA]

사무 업무를 하다 보면 메일 발송을 하게 됩니다. 특히 인사 업무를 하는 경우, 메일을 자주 사용하게 되는데요. 다양한 메일을 보내지만 보통 메일의 내용은 고정적이기 마련입니다. 그중에서도 매월 직원들에게 보내는 급여 지금 관련 메일은 메일 내용이 고정적이죠. 이런 고정으로 수신하는 메일을 엑셀VBA를 활용해 자동으로 보낼 수 있도록 해보겠습니다. 

 

엑셀 VBA 환경에서 메일을 자동으로 수신할 때는 OUTLOOK을 활용하기도 하지만, 좀 더 실질적으로 사용하는 구글 메일을 활용해보도록 하겠습니다. 엑셀에서 구글 메일을 활용하기 위해서는 STMP(메일 전송 프로토콜)을 이용해 메일을 보낼 수 있습니다. 이를 활용하기 위해서 설정을 변경과 앱 비밀번호 생성을 진행해야 합니다. 아래는 앱 비밀번호 설정 순서입니다.

 

2단계 인증 및 앱 비밀번호 설정 방법

1. Gmail 계정에 로그인합니다.
2. 계정 설정에서 '보안' 탭으로 이동합니다.
3. 2단계 인증을 활성화합니다.
4. '앱 비밀번호'를 생성합니다.
5. 유형으로 '메일'을 선택하고, 기기 유형은 'Windows 컴퓨터' 또는 적절한 항목을 선택합니다.
6. 생성된 비밀번호는 메일 전송을 위한 비밀번호로 사용됩니다.

 

이제 메일을 세팅했으면, 엑셀 시트 구성을 해봐야 합니다. 엑셀에는 이름, 이메일, 월 구분 3가지의 컬럼으로 구성해 예제를 만들어보겠습니다. 

사원 이름	이메일	월 구분
홍길동	hong@example.com	9월
김철수	kim@example.com	9월
이영희	lee@example.com	9월

 

컬럼에 대해 간단하게 설명을 해보면

사원 이름 : 재직자 이름. 이메일에 첨부파일을 함께 보낼 때 사원 이름 컬럼의 이름과 첨부파일의 파일명을(사원 이름_급여명세서.pdf)를 매칭 시킬 예정입니다.

 

이메일: 메일을 보낼 이메일 주소

 

월 구분 : 지급할 급여에 해당하는 월. 급여의 경우, 단발성이 아닌 매월 보내야 하기 때문에 월 구분을 설정했습니다. 급여명세서.pdf 파일이 있는 경로를 지정할 때 활용할 예정입니다.

 

이렇게 메일과 엑셀시트 세팅을 완료했습니다. 다음 편에서는 본격적으로 VBA 코드를 진행해보도록 하겠습니다.